VEIEN TIL SKYENE I 5 ENKLE STEG

  • Av: admin
  • 8.May 2018

Veien til skyen kan være både lang og komplisert. Vi har selv vært igjennom prosessen, og samtidig hjulpet flere regnskapskontorer på deres vei. Dette er hvordan vi gjør det i 5 enkle steg.
 

1. Ta Valget!

 
Når man først bestemmer seg for å gå digital må det gjøres 100%. Det blir ikke effektivitet av å bruke både stasjonære og skybaserte løsninger. Å være i skyen betyr at alle regnskapskunder skal inn i en skyløsning. Det stemmer. Alle. Vi snakker ofte med regnskapskontorer som sier de “er i skyen”, når de i realiteten kun har et fåtall digitale kunder. Det holder ikke, og vil skape fremtidige utfordringer.
 

2. Ansatte

 
Den viktigste faktoren for å lykkes med en skyløsning er de ansatte. Her vil man raskt oppleve stor forskjell på både ønske om å gå over til skybasert system og ferdighetsnivå. Lang regnskapserfaring er ikke nødvendigvis et fortrinn når man går over i nytt system. Det er viktig å arbeide med holdningsendringer og sørge for at det er en positiv ting at man går inn i skyen. Som oftest er dette basert på at kunden ønsker det, og for å beholde kundene følger regnskapskontoret etter. Dette blir for vagt. De ansatte vil operere i større grad som rådgivere og må kunne beherske systemet bedre enn kunden. Dette er ikke alltid tilfelle. De ansatte må på kurs. De bør plasseres i team hvor en Key account har bredere erfaring fra skybaserte systemer.
 

3. Velg riktig skybasert system

 
Det finnes mange skybaserte regnskapssystemer. Det viktige her er å tenke på kundes behov og interne målsetninger. Det er ofte ikke behov for de største systemene. Det er likevel å anbefale å velge et system som er fremtidsrettet og blir stadig blir utviklet for alltid å være oppdatert. Vi mener at det er viktig at regnskapskontoret velger 1 hovedsystem slik at de ansatte kan dele erfaring og bygge hverandre gode. Ved å velge et regnskapssystem hvor det er integrert modeller for ledelsen kan man også bli mer effektiv til å styre regnskapskontoret som kan føre til bedre inntjeningspotensiale. Systemer som er spesiallaget for enkelte bransjer kan supplere et hovedsystem, men det er viktig å ha i minne at dersom det er få ansatte som kan et system kan dette skape merarbeid dersom de ansatte blir syke, har ferie, eller slutter.
 

4. Segmentering av kundene

 
Alle kunder har ulike behov. Noen ønsker mer deltakelse og vil benytte seg mer av mulighetene i en sky-løsning. Dette er en god mulighet til å gjennomgå oppdragsavtalen og bygge videre på samarbeidet mellom kunde og regnskapsfører. Av erfaring blir det ikke mindre arbeid for kundene. Tid benyttet til punshing blir erstattet med verdifull rådgivning. Regnskapsfører og kunde vil knytte et tettere bånd. Vi har positiv erfaring med at hver kunde har 1 hovedkontakt, og en kontakt som er tilgjengelig dersom hovedkontakten er borte. Dette sørger for alltid et oppdatert regnskap og tilstedeværelse for kunden. Dette bidrar også til økt samarbeid innad i selskapet.
 

5. Flytting av kundemassen

 
Ikke flytt alle kunder over samtidig. Sett en tidsplan og fordel antall kunder på hver regnskapsfører i et intervall slik at dersom det skjer uventede ting under oppstartfasen vil man ikke komme i tidsskvis. Selv om man kan overflytte det meste av data fra tidligere regnskapsprogram. Det er også viktig å starte med å overføre de kundene som selv ønsker seg mulighetene i skyløsningen. En tommelfingerregel bør være å starte med 20% av porteføljen. Det lønner seg også at dette ikke skjer midt i en mva-termin. Innen 6 måneder bør alle kunder være overført i skyløsningen.

 

 

KONTAKT OSS

Kontakt oss i dag hvis du vil lære mer om Agurka. Vi ønsker alle henvendelser velkomne.